Gesamte Fortbildungsdauer deiner Pflegekräfte berechnen

In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie Du mit unserer eLearning Plattform „Digital Medical Academy“ die gesamte Fortbildungsdauer Deiner Pflegekräfte ganz einfach berechnen kannst. Dies hilft dir besonders dabei, einen Überblick darüber zu behalten, wer am Ende eines Jahres noch einen gewissen Fortbildungsbedarf hat. In den folgenden Kapiteln findest Du eine Schritt-für-Schritt Anleitung. Du benötigst lediglich einen Admin Zugang zu unserer eLearning Plattform und Excel auf Deinem PC.

Solltest du kein Microsoft Office – Excel haben und die freie Alternative „OpenOffice – Calc“ nutzen, kannst du diese Funktion dennoch nutzen. Eine passende Anleitung findest du im entsprechenden Kapitel.

Zunächst zeige ich Dir aber, wie das Ergebnis aussieht. Im unteren Screenshot sind die einzelnen Elemente der Pivot-Tabelle, die wir gleich im Anschluss erstellen werden, erklärt.

Übersicht gesamte Fortbildungsdauer Pflegekräfte – Digital Medical Academy

1. Schritt: Herunterladen des Schulungsfortschritts

Im ersten Schritt möchten wir den gesamten Schulungsfortschritt all unserer Pflegekräfte in einer Exceltabelle darstellen. Dies geht problemlos, da unsere eLearning Plattform „Digital Medical Academy“ bereits eine Excel-Export Funktionalität anbietet. Wie Du die Daten exportieren kannst, siehst Du in den Bildern unten.

Sobald Du diese Schritte durchgeführt hast, erhältst Du den Schulungsfortschritt per Email. D.h. Du bekommt die Exceltabelle direkt an die Mailadresse zugestellt, mit der Du bei uns auf der Plattform registriert bist. Wie diese Mail aussieht, siehst Du in der nachfolgenden Abbildung:

Um mit dem Editieren der Exceltabelle zu beginnen, solltest Du diese zuerst in einem Ordner Deiner Wahl speichern.

Microsoft Office – Excel

2. Schritt: Vorbereitung der Exceltabelle

Die heruntergeladene Exceldatei enthält verschiedene Tabs. Für unseren Einsatzzweck sind nur die Daten in den Tabellenblättern „Schulungsfortschritt“ und „Kurse“ relevant.

Der Tab Schulungsfortschritt enthält eine Auflistung sämtlicher Kurszuordnungen zu Deinen Mitarbeitern und den jeweiligen Status, z.B.:

Aus dieser Tabelle können wir also ablesen, welche Kurse eine Pflegekraft bereits abgeschlossen hat und welche nicht. Allerdings fehlt uns hier die Angabe zur Kurs-„dauer in h“. Diese Information finden wir in der Spalte E im Tab Kurse.

Nun müssen wir die Kurs-„dauer in h“ aus dem Tab Kurse im Tab Schulungsfortschritt angezeigt bekommen. Da man in Excel mit Formeln arbeiten kann, können wir hierfür einen SVERWEIS einsetzen.

1. Tab Schulungsfortschritt: Zunächst formatieren wir den gesamten Bereich in diesem Tab zu einer Tabelle. Dafür klicken wir eine Zelle innerhalb der Tabs an, in der Daten enthalten sind, und drücken „Strg + T“. Danach sollte die Option „Tabelle erstellen“ erscheinen, siehe Screenshot unten. Wichtig: Wähle hier die Option „Tabelle hat Überschriften“ aus.
   

   

2. Tab Schulungsfortschritt: Klicke nun in Spalte J direkt in die erste Zeile und tippe dort „Dauer in h“ ein. Im Normalfall erkennt Excel automatisch, dass man eine neue Spalte in der Tabelle anlegt und erweitert diese selbstständig.
   

   

3. Tab Schulungsfortschritt: Nun tragen wir in die erste Zeile der neuen Spalte (Zelle J1) die Formel für den SVERWEIS ein: =SVERWEIS([@Kursname];Kurse!A:E;5;FALSCH)
   

   Sobald die Formel eingetragen wurde, sollte Excel direkt alle weiteren Zeilen übernehmen. Falls dies nicht der Fall sein sollte, kopiere diese einfach selbständig in jede weitere Zeile. Als Ergebnis sollte nun die Kurs-„Dauer in h“ in jeder Zeile eingetragen sein:

   

   Eine kurze Erklärung zum SVERWEIS: Er holt sich den Wert „Dauer in h“ aus dem Tab Kurse über die Zuordnung mittels „Kursname“.

4.  Nun hast Du bereits alle relevanten Informationen zur Fortbildungsdauer Deiner Mitarbeiter auf einer Seite. Damit wir jedoch die Fortbildungsdauer pro Mitarbeiter auf einen Blick aufsummiert bekommen, müssen wir  nun eine Pivot-Tabelle erstellen. Wechsele dazu auf den Reiter „Einfügen“ und wähle „PivotTable“ aus. Bitte beachte, dass Du vorher irgendeine Zelle innerhalb der Tabelle ausgewählt hast, damit Excel wieder automatisch den Bereich für die Pivot-Tabelle erkennt:
   

   

   

5. Nun siehst Du zunächst Anfang eine leere Pivot-Tabelle:
   

   

   Dies werden wir nun bearbeiten. Ziehe bitte folgende Daten in die jeweiligen Bereiche, wie untenstehend abgebildet:
   

   

6. Nun muss die Einstellung für den Wert „Dauer in h“ angepasst werden, denn aktuell wird hier lediglich die „Anzahl“ anstatt der Summe angezeigt. Dies kann man unkompliziert umstellen. Führe dazu bitte die unten dargestellten Schritte durch.
   

   

   

3. Schritt: Setzen der richtigen Filter

1. Nun müssen wir noch einige Filter richtig setzen, denn aktuell werden Kurse in die Summe eingerechnet, die von den Pflegekräften nicht abgeschlossen wurden. Im Bild siehst du, wie man diese herausfiltern kann. Wichtig ist, dass am Ende nur noch Einträge mit dem Wert „Abgeschlossen“ ausgewählt sind:
   

   

2. Der nächste Filter soll verhindern, dass Kursabschlüsse aus dem letzten Jahr mitgerechnet werden. Dazu wirst Du nun einen Filter über das „Abschlussdatum“ anlegen:
   

   Achte hier darauf, das jeweilige „Jahr“ (in diesem Beispiel 2021) in die Suchleiste des Filters einzutragen, damit ausschließlich die Kursabschlüsse des jeweiligen Jahres betrachtet werden.

3. Nun müsste Deine Pivot-Tabelle bereits so oder so ähnlich aussehen:
   

   

   In diesem Beispiel sehen wir, dass z.B. der Kurs „Die lungenprotektive Beatmung“ ebenfalls mit in die Fortbildungsdauer eingerechnet wird. Da es sich bei diesem Kurs jedoch lediglich um ein Hörbuch handelt, sollte dieser nicht angerechnet werden. Deswegen ist es ebenfalls wichtig, einen Filter auf Kursnamen zu setzen. 

   

   
   Bitte lasse nur Kurse ausgewählt, deren Fortbildungsdauer Du auch anrechnen lassen möchtest. Alle anderen Kurse solltest Du einfach mit einem „Klick“ abwählen .

Nun bist Du fertig und hast eine vollständige Übersicht über die gesamte Fortbildungsdauer Deiner Mitarbeiter.

OpenOffice – Calc

In diesem Video findest du eine Anleitung zur Berechnung der aufsummierten Fortbildungsdauer pro Mitarbeiter mit dem OpenOffice – Calc.

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