Digitale Einarbeitung in der Pflege – Einarbeitungsprozess digitalisieren

Die Digital Medical Academy (DMA) ist nicht nur ein extrem nützliches Werkzeug um deine Pflegekräfte zu schulen, darüber hinaus kannst Du mit unserer eLearning Plattform den Einarbeitungsprozess deines Pflegedienstes für deine neuen Mitarbeiter digitalisieren und damit effizienter gestalten.

Im Bild unten erhältst Du schon mal einen Vorgeschmack, wie eine digitale Einarbeitungscheckliste in unserer Plattform für deinen Pflegedienst aussehen kann:

Außerdem bekommst Du durch die digitale Einarbeitungscheckliste eine gute Übersicht über den aktuellen Status in der Einarbeitung der einzelnen Mitarbeiter:

Wie dies genau funktioniert erkläre ich Dir in diesem Blogbeitrag. Die DMA bietet Funktionen, um eigenständig und mit wenigen Klicks eigene Schulungseinheiten zu erstellen. Wir haben zu dieser Funktion bereits vor einiger Zeit in unserem Blog berichtet. Wir werden diese Funktion heute einsetzen, um beispielhaft einen Einarbeitungsplan zu digitalisieren.

Zusammenfassung auf YouTube ansehen

Falls du wenig Zeit hast um dir den Blogbeitrag komplett durchzulesen, kannst du an stattdessen eines unserer Live-Webinare zu diesem Thema anschauen:

Vorteile der digitalen Einarbeitung in der Pflege

Falls Du dich fragst, warum dies eine gute Idee ist, dann habe ich hier einige Vorteile für Dich:

• Spare Zeit – Du musst einem neuen Mitarbeiter nicht zum 1000 – mal erklären wie der Urlaubsantrag ausgefüllt wird oder wohin die Krankmeldung geschickt wird.
  Schreib das lieber auf oder erkläre es in einem Video. Beides funktioniert super einfach in unsere eLearning Plattform.
  Nutze Deine knappe Zeit für die Einweisung in Themen, die eine persönliche Einarbeitung erfordern.
• Behalte den Überblick  – Die DMA bietet Dir eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Organisation des Einarbeitungsplans. Du kannst alle Lernmaterialien und Informationen an einem Ort zusammenstellen. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern ermöglicht auch einen einfachen und schnellen Zugriff für die neuen Mitarbeiter. Diese können jederzeit und von überall (Browser oder via Smartphone App) auf die Inhalte oder Dokumente zugreifen, was insbesondere bei einer dezentralen Einarbeitung, die teilweise bei vielen 1:1 Versorgungen notwendig ist, von großem Vorteil.
• Hab die volle Kontrolle – Du und Deine Mitarbeiter haben jederzeit den Überblick welche Punkte auf der Einarbeitungsliste bereits absolviert wurden und welche noch offen sind.
• Motiviere Dein Mitarbeiter – Deine Mitarbeiter haben vom ersten Tag an Zugriff zur eLearning Plattform und müssen sich mit der DMA auseinanderzusetzen. Die Akzeptanz Deiner Mitarbeiter für neue Systeme ist gerade in dieser Phase sehr hoch. Desto schneller sie also Zugriff auf die eLearning Plattform erhalten, desto eher werden sie damit beginnen Schulungen zu absolvieren und somit Fortbildungsanforderungen nachzukommen.

Beispiel eines alten Einarbeitungskonzepts

Schauen wir uns zusammen zunächst ein gängiges „Einarbeitungskonzept“ an, wie es sie in vielen Pflegediensten gibt. Allzu häufig handelt es sich dabei um einfache Laufzettel, wie diesen hier:

Das Konzept hinter so einem Laufzettel ist sehr simpel. Neue Mitarbeiter bekommt zu jedem Punkt eine Einweisung von einem erfahrenen Mitarbeiter (PDL oder Kollege) und diese Einweisung wird mit einem Handzeichen bestätigt. In der Regel erhalten die Mitarbeiter sowohl eine Einweisung in allgemeine Themen (Urlaubsanträge, Leistungsnachweise Abrechnung, Dokumentation usw.) als auch in fachliche Themen (TK Wechsel, Verbandswechsel usw.)

Das Problem an solchen Laufzetteln ist, dass

• der einweisende Mitarbeiter sich jedes mal aufs Neue die Zeit nehmen muss für die Einweisung.
• der neue Mitarbeiter bei Rückfragen erneut Zeit in Anspruch nimmt bzw. sich ggf. auch nicht traut, etwas erneut zu fragen.
• diese schnell verloren gehen können und  damit auch der Überblick dazu, in welche Themen der  Mitarbeiter bereits eingewiesen wurde.
• der neue Mitarbeiter für jedes Thema unter Umständen auf einen anderen Mitarbeiter zugehen muss.

Hand auf’s Herz, wer hat schon genügend Zeit um eine saubere Einweisung zu trockenen Themen wie dem „Rahmendienstplan“ oder „Urlaubsanträgen“ zu machen? Genau, niemand! Wenn wir nun auch noch die hohe Fluktationsquote in der Pflege bedenken, dann wird schnell klar welch ein riesiger Zeitfresser so eine Einweisung sein kann.

Unsere eLearning Plattform kann Dir die Arbeit sowohl bei der Einarbeitung zu den allgemeinen Themen als auch bei der Einarbeitung zu den fachlichen Themen abnehmen. In den folgenden Kapiteln erkläre ich Dir wie das genau geht.

Digitales Einarbeitungskonzept für deinen Pflegedienst

Digitales Einarbeitungskonzept – Allgemeine Themen

Besonders bei allgemeinen Themen bietet es sich an, diese in kurzen Videos oder auch mit simplen Texten zu erklären. Die Idee hinter unserem digitalen Einarbeitungskonzept ist ganz einfach:

1. Eigenen eLearning Kurs „Einarbeitung Neue Mitarbeiter“ mit der DMA erstellen (Hier findest du eine Schritt-für-Schritt Anleitung wie das geht)
2. Kurze Videos oder Texte zur Einweisung erstellen und diese in den erstellten Kurs hochladen.
3. Neuen Mitarbeiter in der eLearning Plattform anlegen und diesen den Einarbeitungskurs zuweisen.

Nun erkläre ich Dir die Schritte im Detail:

eLearning Kurs „Einarbeitung Neue Mitarbeiter“ mit der Digital Medical Academy erstellen

Wie bereits in einem früheren Beitrag beschrieben kannst Du in wenigen Klicks einen eigenen eLearning Kurs erstellen.

• Sobald Du Dich eingeloggt hast, musst Du zunächst die Ansicht wechseln und schlüpfst dazu in die Rolle des Trainers. Auf der Startseite des Trainers findest du nun die Möglichkeit, Kurse hinzuzufügen.

• Hast Du einen Kurs hinzugefügt, kannst Du Kursinformationen wie Titel, Kursbeschreibung sowie die Dauer des Kurses definieren. Darüber hinaus kannst Du auch ein Kursbild einstellen. Sobald die Kursinformationen festgelegt sind, kannst Du diese speichern und damit beginnen, Inhalte in Deinen Kurs einzupflegen. Klicke dazu auf  (4) „Speichern und Inhalt hinzufügen“. Hier noch einige Hinweise:
  • (1) Als Kursname kannst Du z.B. „Einarbeitung Neue Mitarbeiter“ eintragen.
  • (2) Aus der Beschreibung sollte hervorgehen, dass es sich um das Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiter handelt.

Kurze Videos / Texte zur Einweisung erstellen & in den erstellten Kurs hochladen

Nachdem Du den Kurs angelegt hast, kannst Du damit beginnen, Inhalte bzw. einzelne Einheiten zu Deinem Kurs hinzuzufügen. Wir werden unserem digitalen Einarbeitungskonzept beispielhaft folgende Themen hinzufügen:

• Allgemeine Erklärung zur Dokumentation
• Urlaubsanträge
• Umgang mit Krankmeldungen

Dazu klickst Du auf (1) „Hinzufügen“ und danach auf (2) den jeweiligen Inhaltstypen, den Du benutzen möchtest.

Je nachdem wie du die Dinge erklären möchtest, kannst Du folgenden Inhalt hinzufügen

Wie im Bild oben dargestellt empfiehlt es sich insbesondere folgende Medien zur Erklärung allgemeiner Themen zu nutzen:

• Inhalt: Schreibe einen Texte mit einem simplen Texteditor. Hier findest du eine detaillierte Erklärung dazu.
• Präsentation | Dokument: Hier kannst Du PDF-, Word- oder PowerPoint-Dateien hochladen und so den Mitarbeitern Deines Pflegedienstes als Teil Deines eigenen Kurses zur Verfügung stellen.
• Video: Du kannst Videos in Deinen Kurs einbinden. Dabei hast Du die Möglichkeit für folgende Optionen:

  

  • YouTube einbinden: Hier musst Du lediglich den YouTube Link des Videos eingeben, um dieses in Deinen Kurs einzubinden.
  • Video verw. : Hier kannst Du eine Videodatei hochladen oder direkt eine Aufnahme zu machen.

    

    • (a) Video hochladen: Nimm z.B. ein Video mit Deinem Smartphone auf und lade die Datei über „Video hochladen“ hoch.
    • (b) Video aufn.: Zeichne ein Video mit deiner Webcam auf. Das bietet sich hervorragend an, um möglichst schnell und ohne große Vorbereitung ein Thema zu erklären. Wenn Du diese Option auswählst, fordert unsere Plattform die entsprechenden Berechtigungen an, um auf Deine Webcam zugreifen zu können, achte darauf diese zu genehmigen.
    • (c) Bildschirm aufn.: Zeichne Deinen Laptop-Bildschirm inkl. Deiner Stimme auf. Damit kannst Du bestehende Präsentationen, Dokumente oder andere Software am Bildschirm zeigen und erklären (bspw. die Software für die Pflegedokumentation). Da auch Deine Stimme aufgezeichnet wird, hast Du die Möglichkeit die Aufzeichnung zu  kommentieren, um besondere Themen hervorzuheben. Wenn Du diese Option auswählst, fordert unsere Plattform die entsprechenden Berechtigungen an um auf deinen Bildschirm & dein Mikrofon zugreifen zu können, achte darauf diese zu genehmigen.
  •  Präsentation: Hier kannst Du eine PowerPoint Präsentation hochladen, welche dann in ein Video umgewandelt wird. Diese Option empfiehlt sich nur für besondere Anwendungsfälle. Um eine PowerPoint Präsentation einzubinden, solltest Du stattdessen die Option „Präsentation | Dokumente“ nutzen.

So könnte nun unser fertiges Einarbeitungskonzept mit den Allgemeinen Themen als eLearning Kurs aussehen:

Du kannst alle Einheiten auch im Nachgang bearbeiten und den Inhalt nochmals anpassen.

Nun hast Du außerdem noch die Möglichkeit festzulegen, wie die Mitarbeiter einzelne Themen bzw. Einheiten als abgeschlossen markieren können.

Abschluss für die einzelnen Einheiten

Für jede Kurseinheit bzw. Inhalt, den Du zu Deinem Kurs hinzugefügt hast, kannst Du eine Abschlussmöglichkeit definieren. Damit wird überprüft bzw. bestätigt, dass diese Einheit erfolgreich absolviert wurde. Diese Funktion nutzen wir, um eine Lesebestätigung vom Mitarbeiter einzufordern bzw. das Handzeichen des Mitarbeiter zu ersetzen.

Folgende Abschlussmöglichkeiten stehen Dir zur Verfügung:

• Mit einer Checkbox: Hierbei bestätigt die Pflegekraft aktiv per Klick, dass die Einheit absolviert wurde. Diese Methode eignet sich für die meisten Inhalte – auch um Lesebestätigungen einzuholen.
• Mit einer Frage: Hierbei beantwortet die Pflegekraft am Ende der Einheit eine Testfrage. Nur damit gilt diese Einheit als abgeschlossen.
• Nach einer bestimmten Zeit: Die Einheit gilt nach einer bestimmten Zeit als abgeschlossen. Stellst Du beispielsweise 1 Minute ein, so wird die Einheit nach Ablauf dieses Zeitfensters automatisch als absolviert markiert. Das Zeitfenster beginnt mit dem Öffnen der Einheit.

Hier sehen wir beispielhaft, wie eine Einheit mit der Abschlussmöglichkeit einer Frage (als Lesebestätigung) für die Pflegekraft aussehen kann:

Dadurch muss jeder Mitarbeiter explizit bestätigen, dass er den Inhalt gelesen/gesehen hat.

Neuen Mitarbeiter in der eLearning Plattform anlegen & den Einarbeitungskurs zuweisen

Nun kannst Du unser eLearning „Einarbeitungskonzept“ den ersten Mitarbeitern zuweisen. Das funktioniert wie bei jedem anderen Kurs, hier findest du eine Anleitung.

Falls Du neue Mitarbeiter zunächst anlegen musst, dann findest Du hier eine Anleitung dazu.

Digitales Einarbeitungskonzept – Fachliche Themen

Für die Einarbeitung in unsere fachlichen Themen kannst Du auf unsere bestehenden eLearning Kurse verweisen. Hier findest du einen Überblick über den gesamten Kurskatalog.

Darüber hinaus kannst Du ganz einfach Videos von unserem YouTube Kanal – Digital Medical Academy mit den zuvor vorgestellten Funktionen in Deinen Einarbeitungskurs einbauen. Zum Schluss könnte der fertige Kurs nun so aussehen:

Berichte – Übersicht behalten

Die DMA bietet Dir sehr viele Berichtsfunktionen an. Genau diese werden wir nutzen um den Überblick zu behalten und jederzeit zu wissen, welcher Mitarbeiter bereits was absolviert hat.

• Navigiere zu den Kursberichten im Administrator-Bereich.

  

• Suche den Einarbeitungskurs in der Liste (am schnellsten geht das über die Suche) und klicke drauf.

  

• Wähle nun die Einheitsmatrix aus.

  

• Hier hast Du die perfekte Übersicht, wer bereits welchen Teil des digitalen Einarbeitungskonzepts absolviert hat.

  

Wie lösche ich einen selbst erstellten Kurs?

Kontaktiere uns!

Bitte zögere nicht, uns um Hilfe zu bitten bei der Umsetzung deines digitalen Einarbeitungskonzepts, schreib uns einfach an [email protected].