Digitalisierung und Pflege – 3 kostenlose Digitalisierungstools zur Prozessoptimierung in der Pflege

Digitalisierung und Pflege – Mit diesen Digitalisierungstools den Pflegealltag erleichtern

Wenn wir mit unseren Kunden sprechen und sie uns von ihren Problemen berichten, dann sprechen wir dabei sehr selten über die Digitalisierung. Vielmehr geht es dabei um Themen wie:

• Ständige Änderungen in den Verordnungen
• (Schutzmaßnahmen rund um Corona / Covid-19)
• Personalmangel in der Pflege
• Überbordende Dokumentation

Jeder, der in der Pflege arbeitet, weiß, dass diese Liste noch viel länger ist. Leider wird viel zu selten erkannt, dass Digitalisierung dazu beitragen kann, viele dieser Probleme besser in den Griff zu bekommen. Bitte versteht uns nicht falsch, Digitalisierung in der Pflege ist kein Allheilmittel. Aber es ist ein guter Weg, veraltete interne Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und letztlich seine Mitarbeiter zu entlasten – Prozessoptimierung Pflege.

Deshalb stellen wir in diesem Beitrag drei Anwendungsfälle und die dazugehörigen Tools vor, die sich besonders gut für Digitalisierung eignen.

Teambesprechungen – Microsoft Teams oder Zoom

Speziell bei einem Pflegedienst, der viele Patienten in der 1:1 Versorgung betreut, besteht das Team aus kleinen Gruppen. Diese sind aufgrund der oft verstreut angesiedelten Patienten oftmals nicht am selben Ort tätig. Das macht es schwer all diese Menschen zur gleichen Zeit an einem Ort zusammenzubringen. Hierfür gibt es aber leichte Abhilfe, die in der Basisversion sogar kostenlos ist. Wir selbst nutzen die beiden Tools Microsoft Teams und Zoom. Wichtig ist zu verstehen, dass sich beide Tools unterscheiden, da sie leicht unterschiedliche Anwendungsszenarien bedienen. Jedoch eignen sich beide hervorragend dazu, verstreute Teams zusammenzubringen.

Microsoft Teams

Der Hauptanwendungszweck von Microsoft Teams ist es die Kommunikation innerhalb einer Organisation bzw. eines Teams zu vereinfachen. Die Produktstrategie war ursprünglich sehr stark auf Unternehmenskunden (insbesondere Konzerne) ausgerichtet. Mittlerweile hat man sich jedoch weiter geöffnet und möchte auch kleine Unternehmen und Privatpersonen als Nutzer gewinnen. Der größte Vorteil von Teams ist die große Anzahl an Funktionalitäten und Integrationen.

Die spannendste Funktion von Teams ist aus unserer Sicht die Möglichkeit unterschiedliche Kanäle anzulegen. Über diese Kanäle ist Kommunikation mit unterschiedlichen Gruppen möglich. Diese Kommunikation kann man sehr einfach über eine Suchfunktion filtern, sodass keine Information verloren geht und diese für jedes Mitglied transparent ist.

Wir selbst nutzen Microsoft Teams, um zu unterschiedlichsten Themen zu kommunizieren. Auf dem Bild oben kannst Du ein Beispiel sehen. Im Pflegekontext könnten diese Kanäle z.B. unterschiedliche Teams (Verwaltung, QM usw..) oder Standorte (Intensiv-WGs) abbilden. Du kannst Microsoft Teams auch als eine Art Messenger einsetzen, d.h. man kann nicht nur mit seinem Team oder Kollegen eine Videokonferenz abhalten, sondern ähnlich wie in WhatsApp auch chatten.

Zoom

Im Gegensatz zu Microsoft Teams setzt Zoom ausschließlich auf Videokonferenzen. Das sollte Dir bei der Wahl des Kommunikationstools bewusst sein. Zoom eignet sich daher sehr gut dafür Teambesprechungen oder andere Meetings virtuell abzuhalten. Im Gegensatz zu Microsoft Teams steht hinter Zoom kein riesiger Konzern, sondern ein „kleines“ Startup aus dem Silicon Valley. Dieses hat sich wegen seiner eigenen Größe nicht unbedingt auf große Konzerne als Kunden fokussiert. Vielmehr war Zoom sehr stark auf kleine Unternehmen als Kunden ausgerichtet.

Einer der größten Vorteile von Zoom ist, dass man relativ schnell und einfach ein Meeting bzw. eine Videokonferenz planen und ansetzen kann. Um jemanden zu einem Meeting einzuladen, muss lediglich der Link zum Zoom-Raum geteilt werden. Theoretisch kann auch nur ein Raum bzw. Link für alle Meetings verwendet werden. Dies macht es besonders für weniger technikaffine Personen einfach, da sie nur mit einem Link arbeiten müssen.

Vergleich Zoom vs. Microsoft Teams

Beide Tools können in der Basisversion kostenlos eingesetzt werden. Beide bringen in der Basisversion gewisse Einschränkungen mit sich, sind jedoch ausreichend, um die Kommunikation im Wesentlichen zu vereinfachen.

Vorteile für Teambesprechungen und Kommunikation

• Teammitglieder können von überall an einer Besprechung teilnehmen. Das erspart vielen Mitarbeitern (gerade bei verstreuten Standorten) Reisezeiten.
• Transparente Kommunikation innerhalb von Teams. Man kann seinen Mitarbeitern ad hoc wichtige Informationen zukommen lassen. Diese sind dann sofort für alle sichtbar und abrufbar.
• Private Kommunikation in separaten Chats für vertrauliche Themen.

Aufgabenplanung und generelle Organisation – Trello

So, nun haben wir Einiges zu digitalen Weiterbildungen, virtuellen Teammeetings und möglicher Kommunikation im Pflegedienst gelernt. Was aber passiert oftmals mit Dingen, die in einer Besprechung diskutiert wurden? Genau – Nichts! Ergebnisse und Entscheidungen werden oftmals nicht dokumentiert, sind damit nicht mehr nachvollziehbar und To Do’s geraten erst einmal in Vergessenheit. Für diese Herausforderung gibt es eine Lösung: Trello. Trello hilft dabei Dinge zu organisieren und zu planen – egal um welche Art von Projekt oder Aufgabe es sich handelt.

Überblick

Die Kernelemente von Trello:

• Boards: Ein Board ist ein Ort, an dem Du zusammenhängende Aufgaben sammeln kannst (z.B. für ein bestimmtes Projekt oder auch für eine Organisation).
• Listen: Damit kann man einzelne Aufgaben zusammenfassen. Hierbei kann man z.B. verschiedene Projektphasen abbilden (In Planung, Im Gange, Abgeschlossen, etc.).
• Karten: Eine Karte ist gleichzusetzen mit einer Aufgabe, die erledigt werden muss.

Beispiel

Hier zeige ich Dir wie das Ganze in der Praxis aussehen kann. Im Bild unten siehst Du das Board zum Stand eines fiktiven Projektes „Einführung E-Learning“:

Du erkennst mehrere Listen:

• In Planung: Hier werden alle Aufgaben einsortiert, die noch zu erledigen sind.
• Im Gange: Hierher können Aufgaben verschoben werden, die aktuell in Bearbeitung sind.
• Abgeschlossen: Alle Aufgaben, die bereits erledigt sind.
• Pausiert: Alle Aufgaben, die erstmal nicht weiterverfolgt werden.

Mit dieser simplen Struktur lassen sich insbesondere To Do’s der Verwaltung oder auch ganz andere Dinge organisieren. Uns gefällt an diesem Tool besonders, dass sofort erkennbar ist, woran gerade gearbeitet wird und wer wofür verantwortlich ist. Denn einzelnen Karten bzw. Aufgaben können eine Vielzahl an Informationen (z.B. Beschreibung, Verantwortlicher, Fälligkeit, Kommentare, Checklisten, Anhänge, etc.) beigefügt werden. Das kannst Du im Bild unten sehen.

Das Tool muss aktiv und konsequent gepflegt werden. Nur so kannst Du sicherstellen, dass alle notwendigen und wichtigen Informationen stets auf dem aktuellsten Stand sind. Es bietet sich an mit regelmäßigen Meetings zu arbeiten. Dann kann man  gemeinsam auf das Board gucken und die Aufgaben bzw. deren Status besprechen.

Auch Trello ist in der Basisversion kostenlos und reicht für die meisten Anwendungsfälle vollkommen aus.

Vorteile der digitalen Aufgabenplanung

• Jedes Teammitglied hat jederzeit die volle Transparenz zum aktuellen Stand der Aufgaben, Auslastung oder anderen Dingen.
• Absprachen zu Aufgaben oder Zwischenstände könnt ihr direkt in der entsprechenden Aufgaben-Karte vermerken.
• Die Visualisierung im Tool unterstützt Dich dabei, Meetings eine Struktur und Agenda zu geben.

Mit Digital Medical Academy ist E-Learning kein Problem mehr

Das Angebot der Digital Medical Academy  ist darauf ausgerichtet, Pflegediensten eine personalisierte E-Learning Plattform anzubieten. Die Digital Medical Academy ist eine E-Learning Plattform, auf der sich Pflegekräfte zu verschiedensten Pflegethemen wie z.B. Expertenstandards, Pflichtunterweisungen wie Hygiene, Brandschutz oder Reanimation, Pflegestandards, Geräteeinweisungen u.v.m. online weiterbilden können.

Einsatzmöglichkeiten / Kursanagebote

Dabei bedient die Software zwei unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten/Kursanagebote:

1. On-Demand Kurse: Diese können jederzeit und von überall (also auch daheim) bequem über den Laptop oder das Smartphone abgerufen und absolviert werden.
   Im Kurskatalog stehen bereits sehr viele Themen aus dem Bereich der außerklinischen Intensivpflege zur Verfügung. Der Kurskatalog erweitert sich stetig und bietet bereits Schulungen zu vielen Themen wie Pflegestandards („Anus praeter Versorgung“) oder Pflichtunterweisungen („Grundlagen der Hygiene“).
2. Live Webinare: Darüber hinaus werden regelmäßig Webinare angeboten, die von ausgewählten Dozenten gehalten werden. Die Pflegekräfte genießen auch hierbei das volle digitale Erlebnis der Plattform. Eine Übersicht aller anstehenden Webinare kann man ebenfalls einfach online finden und seine Pflegekräfte dafür anmelden.

Das Angebot der Digital Medical Academy hat aber noch weitere Vorteile: In der Basisversion kann man dieses Tool sogar 3 Monate kostenlos ausprobieren. Gehe dazu einfach auf die Startseite der e-Learning Plattform und registriere Dich.

Vorteile der E-Learning Plattform – Digital Medical Academy

Wenn man sich dazu entschließt die kostenpflichtige Version zu erwerben, kann man viele weitere Vorteile der E-Learning Plattform nutzen, wie zum Beispiel:

• Eigenes Design: Eigener Bereich für Deinen Pflegedienst, der speziell an das Design Deiner Einrichtung angepasst wird
• Interner Messenger: Kommunikation mit allen Pflegekräften und Mitarbeitern über den internen Messenger
• Zertifikate: Zentrale Verwaltung von Zertifikaten, die Deine Mitarbeiter (für On-Demand Kurse und Webinare) für bereits absolvierten Schulungen erhalten haben
• Smartphone-App: Einfach zu bedienende Smartphone-App für iOS und Android

Die e-Learning Plattform Digital Medical Academy kann Dir also dabei helfen die internen Fortbildungsprozesse Deines Pflegedienstes zu vereinfachen und zu optimieren. Dadurch reduziert sich der zeitliche Druck im Pflegealltag. Gleichzeitig wird für die notwendige Qualifizierung und Weiterbildung der Pflegekräfte gesorgt.

Abschließende Worte

Zusammenfassend möchten wir erwähnen, dass all diese Tools in der Basisversion völlig kostenlos zur Verfügung stehen. Damit kannst Du sie einfach ausprobieren. Es ist allerdings wichtig, etwas Interesse für die Themen mitzubringen und sich bewusst damit zu beschäftigen.

Mit diesem Beitrag konnten wir Dir hoffentlich zeigen, dass Digitalisierung nicht immer eine Revolution zur gewohnten Arbeitsweise darstellt. Sie ist vielmehr eine Evolution. Mit ihr kannst Du sicherstellen, dass Mitarbeiter nicht abgehängt werden, sondern dass die Arbeitsweise des Unternehmens gemeinsam effizienter und einfacher gestaltet werden kann.

Falls Dir dieser Beitrag gefallen hat, möchten wir Dich ermutigen unsere e-Learning Plattform Digital Medical Academy kostenlos und ganz unverbindlich auszuprobieren. Starte jetzt gleich mit der Digitalisierung Deines Pflegedienstes.